請購

1.擬稿簽呈  (相關表單參閱工程會網站─簽辦文件範例)

請購單位

2.服務建議書徵求說明書(參閱工程會訂頒-政府採購錯誤行為態樣)

3.購案說明書(112.11版)

4.廠商報價單(需蓋公司大小章或發票證明章)

5.名單：

• 評選委員建議名單（需彌封）
• 工作小組名單（無需彌封）
• 彌封

＊彌封方式參考如下圖示

6.勞務契約或資訊服務契約

召開

第一次

評選委員會議

＊若評選項目、評審標準及評定方式因條件簡單擬由機關自行訂定，免於招標前成立第一次評選委員會。

(相關表單參閱工程會網站─簽辦文件範例)

1. 發開會通知單：

• 應有委員1/2以上出席
• 「專家學者(校外)委員」至少2人且不得少於出席委員1/3

2. 會議記錄結果簽送校長簽核
3. 評選項目、標準修訂後送各評選委員確認

請購單位

工作小組

評選委員

準備招標公告

研擬招標文件及公告稿陳核、登入政府電子採購網公告(公告至少11日，無投標廠商家數限制)

事務組

通知開標

通知請購單位會辦、主計室書面監辦

事務組

開標

進行資格審查(部分案件由請購單位共同審查)、填寫資格審查紀錄

事務組

召開

第二次

評選委員會議

(相關表單參閱工程會網站─簽辦文件範例)

1. 依投標廠商之服務建議書擬具初審意見。
2. 發開會通知：

• 委員1/2以上出席
• 「專家學者(校外)委員」至少2人且不得少於出席委員1/3

3. 通知合格投標廠商進行簡報
4. 填寫評選總表、個別評分表、會議記錄
5. 評選結果簽送校長簽核

請購單位

工作小組

評選委員

訂定底價

提出底價之預估金額及分析

請購單位

簽報機關首長或其授權人員核定

事務組

議價

通知請購單位及廠商辦理議價程序、填寫開標紀錄

決標

未得標廠商退押標金、得標廠商交保證金、填寫決標簽、登入政府電子採購網辦理決標公告

事務組

履約管理

驗收期限

1. 無初驗程序者，於廠商交貨日起30日曆天前通知事務組完成驗收
2. 有初驗程序者，於廠商交貨日起30日曆天辦理初驗，並作成初驗紀錄。初驗合格後，應於20日曆天前通知事務組完成驗收
3. 若採分期付款者，由請購單位於廠商履約交貨時先行辦理查驗合格後付款，全案履約期限到期後，通知事務組辦理驗收

驗收內容

1. 請購單位確認廠商是否逾期
2. 任何設備採購如未事先聲明核准，交貨驗收都應為新品
3. 查廠商交貨之數量、廠牌、規格、型號等是否符合契約(招標規範/規格書)規定，若不符則應要求廠商即時改進
4. 要求廠商提交相關試驗報告或證明文件者，應審核文件是否符合契約規定，文件如為外文，請提供中文譯本或加註中文名稱
5. 廠商須負責設備安裝及測試者，完成後應出具安裝測試報告（加註完成日期）
6. 廠商須辦理教育訓練者，完成後應出具教育訓練證明（參訓照片或簽到表，加註辦理日期及時數）
7. 檢附以下文件 (依個案而定)，通知事務組辦理正式驗收：
   1. 廠商履約完成通知書
   2. 財產增加單(非財產者免付)
   3. 照片1式2份(需清楚可辨視廠牌、型號)
   4. 現場安裝測試報告 (依個案而定)
   5. 契約規定之其他給付憑證文件
   6. 其他：教育訓練簽到表、保固證明書。

請購單位

驗收

• 通知主計室監驗、通知請購單位會驗，通知保管組會驗(提供財產增加單)，通知秘書室書面/實地監驗
• 填寫驗收紀錄
• 填寫結算驗收證明

事務組

核銷

填寫支出憑證黏存單及財產增加單，檢附請購、開標及驗收文件

事務組

退履保金

通知廠商退還履約保證金、繳交保固保證金(依個案而定)

事務組

退保固金

保固期滿填寫退還保固保證金申請書(依個案而定)

請購單位