請購

1.至網路請購核銷系統填寫請購單(請購申請-先請購後核銷)或擬稿簽呈

請購單位

2.規格明細表(參閱工程會訂頒-政府採購錯誤行為態樣)

3.購案說明書(112.11版)

4.廠商報價單Quotation (需簽章，提供匯款資料)

5.直接外購限制性招標申請書

6.免稅申請書及進口教育用品明細表(依個案而定)

7.個案委任書(依個案而定)

通知開標

通知主計室監辦、通知請購單位會辦、通知秘書室書面/實地監辦

事務組

訂定底價

提出底價之預估金額及分析

請購單位

簽報機關首長或其授權人員核定

事務組

書面議價決標

E-MAIL或傳真等議價過程之書面資料

請購單位

填寫直接外購議價紀錄、填寫決標簽、登入政府電子採購網辦理決標公告

免稅申請

1. 發函關稅局辦理免稅申請，收到核發免稅令後轉交請購單位
2. 個案委任書申請用印，用印完轉交請購單位

事務組

結匯申請

1. 填寫預借結匯簽
2. 洽銀行辦理結匯

事務組

履約管理

驗收期限

1. 無初驗程序者，於廠商交貨日起30日曆天前通知事務組完成驗收
2. 有初驗程序者，於廠商交貨日起30日曆天辦理初驗，並作成初驗紀錄。初驗合格後，應於20日曆天前通知事務組完成驗收
3. 若採分期付款者，由請購單位於廠商履約交貨時先行辦理查驗合格後付款，全案履約期限到期後，通知事務組辦理驗收

驗收內容

1. 請購單位確認廠商是否逾期
2. 任何設備採購如未事先聲明核准，交貨驗收都應為新品
3. 查廠商交貨之數量、廠牌、規格、型號等是否符合契約(招標規範/規格書)規定，若不符則應要求廠商即時改進
4. 要求廠商提交相關試驗報告或證明文件者，應審核文件是否符合契約規定，文件如為外文，請提供中文譯本或加註中文名稱
5. 廠商須負責設備安裝及測試者，完成後應出具安裝測試報告（加註完成日期）
6. 廠商須辦理教育訓練者，完成後應出具教育訓練證明（參訓照片或簽到表，加註辦理日期及時數）

請購單位

驗收核銷

■採購金額未達150萬元，檢附以下文件送事務組審核：

1. 支出憑證黏存單(簽核經辦單位、驗收或證明人)
2. 驗收紀錄(簽核記錄、會驗人員及主驗人)，請參考填寫範本，主計室書面監驗
3. 財產增加單(非財產者免付)
4. 照片1式2份(需清楚可辨視廠牌、型號)
5. 契約規定之其他給付憑證文件
6. 其他：教育訓練簽到表、保固證明書。

請購單位

驗收核銷

■採購金額150萬元以上

請購單位：檢附以下文件(依個案而定)，通知事務組辦理正式驗收：

1. 照片1式2份(需清楚可辨視廠牌、型號)
2. 現場安裝測試報告
3. 契約規定之其他給付憑證文件
4. 其他：教育訓練簽到表、保固證明書。

事務組：通知主計室監驗、通知請購單位會驗，通知保管組會驗(提供財產增加單)，通知秘書室書面/實地監驗

1. 填寫驗收紀錄
2. 填寫結算驗收證明

填寫支出憑證黏存單及財產增加單，檢附請購、開標及驗收文件

請購單位

事務組